為進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作，合肥市瑤海區(qū)委編辦通過(guò)實(shí)行分類管理、數(shù)字管理和專人管理，全面提升檔案管理水平，打造多種數(shù)據(jù)共享、互相補(bǔ)充的工作機(jī)制，為機(jī)構(gòu)編制管理工作打好數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。
一是檔案整理專業(yè)化。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)專業(yè)知識(shí)，厘清機(jī)構(gòu)編制檔案管理思路，提高檔案整理專業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)進(jìn)一步梳理全區(qū)各家單位機(jī)構(gòu)編制檔案，以行政單位及事業(yè)單位兩大類進(jìn)行區(qū)分，確保“一家一檔”、排列有序。理清各單位歷史沿革，及時(shí)更新檔案中涉及的文件及數(shù)據(jù)。
二是檔案整理數(shù)字化。在保持原始紙質(zhì)檔案不變的前提下，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，同步打造“電子標(biāo)簽”，讓檔案有了專屬的“身份證號(hào)”，生成檔案檢索電子目錄，打造機(jī)構(gòu)編制信息“大數(shù)據(jù)庫(kù)”，實(shí)現(xiàn)便捷查詢有入口、追本溯源有依據(jù)、動(dòng)態(tài)管理有抓手。同時(shí)按照“即辦即錄”原則進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，做到文件歸檔后及時(shí)錄入更新，始終保持電子檔案數(shù)據(jù)最新、信息最全。
三是檔案整理責(zé)任化。定期統(tǒng)計(jì)各科室有關(guān)機(jī)構(gòu)編制的文件，按規(guī)范要求及時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)“卷宗清晰有序、目錄分類明確、檔案真實(shí)有效”。由專人管理檔案，負(fù)責(zé)日常檔案查閱、統(tǒng)計(jì)、摘抄、復(fù)印等工作，并按規(guī)定做好涉密檔案管理工作。落實(shí)檔案工作人員崗位責(zé)任制，定期檢查維護(hù)檔案存放相關(guān)硬件設(shè)施，確保檔案存放安全可靠。
